Changement de locataire : la checklist complète pour relouer vite et bien

Le vrai coût de la vacance

Et il faut ajouter : les charges de copropriété non récupérables qui continuent de courir, la taxe foncière, l'assurance PNO, les intérêts d'emprunt, et souvent les fluides remis à votre nom. Comptez +25 à 40 % sur la ligne « loyer perdu ».

Un mois de vacance annule le gain d'une révision IRL sur huit ans. C'est le chiffre à garder en tête avant de repousser une visite.

Bloc 1 — J−90 à J−76 : sécuriser la sortie

À réception du congé

• Vérifier la forme du congé : lettre recommandée avec AR, acte de commissaire de justice, ou remise en main propre contre récépissé. Un e-mail ne vaut pas congé.
• Calculer la date exacte de fin de préavis : le délai court à compter de la réception, pas de l'envoi.
• Vérifier la durée applicable : 3 mois en nu, 1 mois en meublé, en zone tendue, ou en cas de motif dérogatoire (mutation, perte d'emploi, RSA/AAH, état de santé, premier emploi…). Voir Préavis : 1 mois ou 3 mois.
• Accuser réception par écrit en confirmant la date de fin de bail. Cela évite 90 % des malentendus.

Poser le cadre de la relocation

• Demander l'autorisation d'organiser des visites. Le locataire doit permettre les visites 2 heures par jour ouvrable, selon des modalités convenues.
• Convenir immédiatement d'un créneau récurrent (par exemple mercredi 18h-20h, samedi 10h-12h). Le faire dès la réception du congé, jamais trois semaines plus tard.
• Planifier l'état des lieux de sortie à une date précise.

Réviser le loyer

• Vérifier le DPE : classé G ? La relocation est interdite depuis le 1ᵉʳ janvier 2025. Classé F ? Le loyer est gelé au montant du précédent locataire.
• Vérifier si le DPE date d'avant 2026. La réforme du calcul entrée en vigueur au 1ᵉʳ janvier 2026 a fait sortir environ 850 000 logements chauffés à l'électricité des classes F et G. Un nouveau diagnostic peut débloquer votre situation.
• En zone d'encadrement : recalculer le loyer de référence majoré applicable au quartier et à la typologie.
• En zone tendue hors encadrement : le loyer de relocation ne peut pas dépasser celui du précédent locataire, sauf exceptions (travaux > 50 % du loyer annuel, vacance > 18 mois, sous-évaluation manifeste).
• Hors zone tendue : loyer libre. Refaire l'analyse comparative du marché — méthode complète dans Établir son loyer.

Bloc 2 — J−75 : diffuser l'annonce

Ne l'attendez pas l'état des lieux de sortie. Vous perdriez six semaines.

Préparer les visuels

• Photos en journée, logement rangé, volets ouverts, lumières allumées. Grand angle, format paysage.
• Minimum 8 photos : séjour, chaque chambre, cuisine, salle de bains, vue depuis la fenêtre, entrée, extérieur/immeuble.
• Plan coté si vous en avez un — c'est le premier différenciateur d'une annonce.
• Si le logement est encore occupé et encombré : négocier une séance photo, ou réutiliser les photos de l'état des lieux d'entrée en attendant.

Rédiger l'annonce

Les mentions obligatoires dans une annonce de location :

Diffuser

• Plateformes généralistes + plateformes locales.
• Groupes Facebook locaux et de mutation professionnelle (souvent les meilleurs dossiers).
• Écoles, universités, hôpitaux, grandes entreprises du secteur si le bien s'y prête.
• Bouche-à-oreille : le locataire sortant connaît souvent quelqu'un.

Bloc 3 — J−60 à J−46 : visites et pré-qualification

Le filtre avant visite

Un message type, envoyé à chaque candidat, fait gagner un temps considérable :

« Merci de votre intérêt. Avant de convenir d'une visite, pouvez-vous me préciser : la composition du foyer, votre situation professionnelle (type de contrat), le revenu net mensuel total du foyer, la date d'emménagement souhaitée, et si vous disposez d'un garant ou d'une garantie Visale ? »

Le seuil usuel : revenus nets du foyer ≥ 3 fois le loyer charges comprises. Un taux d'effort de 33 % maximum.

Organiser les visites

• Visites groupées sur un créneau unique : gain de temps considérable, et effet de rareté réel.
• Prévenir le locataire sortant à chaque fois, dans le respect des créneaux convenus.
• Apporter : le DPE, le montant exact des charges, le règlement de copropriété si utile.
• Noter chaque candidat immédiatement après la visite — au bout de dix visites, on ne se souvient de personne.

Ce que vous n'avez pas le droit de demander

C'est un point où les bailleurs s'exposent à une amende de 3 000 € (personne physique) à 15 000 € (personne morale).

Interdit : relevé de compte bancaire, attestation de bonne tenue de compte, photographie d'identité, carte vitale, dossier médical, extrait de casier judiciaire, contrat de mariage, jugement de divorce (hors pension), attestation d'absence de crédit, chèque de réservation, autorisation de prélèvement automatique.

La liste complète des pièces autorisées est dans Dossier locataire : pièces autorisées et interdites.

Bloc 4 — J−45 à J−16 : sélection et garanties

Vérifier le dossier

• Cohérence entre le contrat de travail, les bulletins de salaire et l'avis d'imposition.
• Authenticité de l'avis d'imposition : vérifiable en ligne sur impots.gouv.fr avec le numéro fiscal et la référence de l'avis. C'est le contrôle le plus efficace contre les faux dossiers.
• Quittances du logement précédent (3 dernières) ou attestation d'hébergement.
• Garant : mêmes catégories de pièces, revenus généralement ≥ 3 à 4 fois le loyer.

Choisir la garantie

Le comparatif détaillé est dans GLI, Visale ou caution solidaire.

Préparer les diagnostics

Le dossier de diagnostic technique (DDT) doit être annexé au bail :

Bloc 5 — J−15 à J0 : bail, états des lieux, remise des clés

Préparer le bail

• Utiliser le contrat type issu du décret n° 2015-587 du 29 mai 2015.
• Vérifier les clauses essentielles : durée, loyer, clause de révision avec trimestre IRL de référence, provisions ou forfait de charges, dépôt de garantie, clause résolutoire.
• Annexer : DDT complet, notice d'information, état des lieux d'entrée, règlement de copropriété (extraits utiles), grille de vétusté, attestation d'assurance habitation du locataire.

Le jour J : double état des lieux

L'idéal est d'enchaîner sortie et entrée le même jour, ou à 24-48 h d'intervalle.

• État des lieux de sortie avec le locataire sortant : relevés de compteurs, comptage des clés, photos, adresse de réexpédition.
• Travaux ou nettoyage éventuels entre les deux.
• État des lieux d'entrée avec le nouveau locataire, aux mêmes angles photo.
• Remise des clés contre signature.
• Récupération de l'attestation d'assurance habitation du nouveau locataire — exigible dès l'entrée dans les lieux, puis chaque année.
• Encaissement du dépôt de garantie et du premier loyer.

Dans les 30 jours qui suivent

• Restituer le dépôt de garantie du locataire sortant (1 mois si conforme, 2 mois sinon). Voir Dépôt de garantie.
• Informer le syndic du changement d'occupant.
• Mettre à jour l'assurance PNO et, le cas échéant, le contrat GLI.
• Émettre la première quittance.
• Programmer l'alerte de révision annuelle à la date anniversaire.

Le rétroplanning en une page

Les erreurs de calendrier les plus coûteuses

1. Attendre l'état des lieux de sortie pour diffuser l'annonce. Six semaines de vacance ajoutées, mécaniquement.
2. Ne pas convenir des créneaux de visite dès la réception du congé. Un locataire sortant peu coopératif bloque tout.
3. Relouer en août. Pour un logement étudiant, c'est la bonne saison ; pour un T3 familial, c'est le désert. Décalez si vous pouvez.
4. Découvrir le DPE G au moment de relouer. Il fallait le savoir trois mois plus tôt.
5. Commander l'ERP trop tôt. Six mois de validité seulement.
6. Oublier la clause de révision dans le nouveau bail.
7. Sur-estimer le loyer « puisque c'est une relocation ». En zone tendue, la hausse est illégale ; hors zone tendue, elle se paie en vacance.