Le principe : provisions puis régularisation
Le locataire verse chaque mois une provision pour charges — une avance estimée. En fin d'exercice, le bailleur compare cette avance aux charges réellement supportées et récupérables, et solde la différence.
| Résultat | Conséquence |
|---|---|
| Provisions > charges réelles | Le bailleur rembourse le trop-perçu |
| Provisions < charges réelles | Le locataire paie le complément |
| Écart supérieur à ~15 % | Ajuster les provisions pour l'exercice suivant |
La régularisation n'est pas une option. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur de procéder à une régularisation au moins annuelle. Un bailleur qui encaisse des provisions sans jamais régulariser s'expose au remboursement de la totalité des provisions perçues.
Bon à savoir : le forfait de charges est possible uniquement en location meublée et en colocation à baux multiples. Dans ce cas, aucune régularisation n'a lieu — le montant est définitif, à la hausse comme à la baisse. Le forfait doit rester « manifestement raisonnable » au regard des charges réelles.
Étape 1 — Récupérer les données du syndic
Tout part de l'arrêté annuel des comptes de la copropriété, généralement disponible après l'assemblée générale annuelle.
Les pièces à réunir :
| Document | Où le trouver |
|---|---|
| Relevé individuel de charges du lot | Envoyé par le syndic, ou extranet |
| Répartition par clé (tantièmes généraux, ascenseur, chauffage…) | Annexe au relevé |
| Détail par poste comptable | Annexes 2 à 5 des comptes de copropriété |
| Relevés d'eau individuels | Syndic ou releveur |
| Factures hors copropriété | Vos propres factures (entretien chaudière individuelle, contrat de ramonage…) |
Astuce : de nombreux syndics ne distinguent pas spontanément le récupérable du non récupérable sur le relevé individuel. Demandez expressément un relevé faisant apparaître la colonne « charges récupérables au sens du décret n° 87-713 du 26 août 1987 ». La plupart des logiciels de syndic la produisent.
Étape 2 — Trier récupérable / non récupérable
Seules les charges figurant dans la liste limitative du décret n° 87-713 du 26 août 1987 sont récupérables sur le locataire. Tout le reste est à votre charge.
Les grandes lignes
| Poste | Récupérable | Détail |
|---|---|---|
| Eau froide et chaude | ✅ | Consommation + entretien des compteurs |
| Chauffage collectif | ✅ | Combustible, exploitation, entretien |
| Ascenseur | ✅ Exploitation et petites réparations | ❌ Remplacement, mise aux normes |
| Électricité des parties communes | ✅ | |
| Entretien des parties communes | ✅ | Produits, personnel, nettoyage |
| Espaces verts | ✅ Entretien courant | ❌ Création, replantation |
| Gardien / concierge | ✅ 75 % s'il assure entretien et sortie des poubelles ; 40 % s'il n'assure qu'une des deux | |
| TEOM | ✅ Taxe d'enlèvement des ordures ménagères | La taxe foncière ne l'est pas |
| Honoraires de syndic | ❌ Jamais | |
| Fonds de travaux (loi ALUR) | ❌ Jamais | |
| Ravalement, toiture, gros œuvre | ❌ Jamais | |
| Assurance de l'immeuble | ❌ |
Le détail poste par poste, avec les cas limites, est dans Charges locatives récupérables et non récupérables.
Étape 3 — Calculer la quote-part du locataire
En copropriété
Le syndic applique déjà les tantièmes à votre lot. Vous partez donc du relevé individuel de votre lot, dont vous extrayez la part récupérable.
Attention au décalage d'exercice. L'exercice comptable de la copropriété coïncide rarement avec la période de location. Si le locataire est entré le 1ᵉʳ mars et que l'exercice court du 1ᵉʳ janvier au 31 décembre, sa quote-part est prorata temporis :
Charges imputables = charges récupérables de l'exercice × (nombre de jours d'occupation ÷ 365)
En immeuble entier (monopropriété)
C'est à vous d'établir la clé de répartition. Les critères admis :
| Nature de charge | Clé usuelle |
|---|---|
| Chauffage collectif, eau chaude | Surface habitable, ou compteurs individuels |
| Entretien des communs, électricité | Tantièmes ou surface |
| Eau froide sans compteur individuel | Nombre d'occupants ou surface |
| Ascenseur | Étage (pondération croissante) |
La clé doit figurer dans le bail et rester constante d'une année sur l'autre. Un changement de méthode en cours de bail est contestable.
Étape 4 — Envoyer le décompte
Ce que la loi impose : le délai d'un mois
Un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire :
- Le décompte par nature de charges.
- Le mode de répartition entre les locataires, lorsque l'immeuble est collectif.
- En cas de chauffage ou d'eau chaude collectifs : une note d'information sur les modalités de calcul et sur la répartition entre les postes de consommation.
Ce délai d'un mois est un préavis, pas un délai de contestation. Il permet au locataire de consulter les justificatifs avant d'être appelé à payer.
Le contenu du décompte type
| Bloc | Détail |
|---|---|
| Identité des parties et adresse du logement | |
| Période concernée | Dates précises |
| Total des provisions versées | Nombre de mois × montant |
| Détail des charges récupérables, poste par poste | Eau, chauffage, ascenseur, communs, TEOM… |
| Quote-part du locataire | Avec la clé et le prorata temporis si applicable |
| Solde | À payer ou à rembourser |
| Proposition de nouvelles provisions | Pour l'exercice suivant |
| Mention de la mise à disposition des pièces | Pendant 6 mois |
En pratique : joignez systématiquement une copie du relevé du syndic. Cela réduit d'emblée la contestation, et cela vous évite d'organiser une consultation physique des pièces.
La mise à disposition des pièces : 6 mois
Les pièces justificatives doivent être tenues à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte. Le locataire peut les consulter (au domicile du bailleur, chez son mandataire, ou par tout moyen convenu) et en obtenir copie à ses frais s'il le demande.
Étape 5 — Ajuster les provisions
Le montant des provisions doit être justifié par le dernier décompte ou le budget prévisionnel de la copropriété.
La règle de bon sens : ajustez dès que l'écart dépasse 15 %. Une régularisation annuelle de 400 € à payer d'un coup est une source de tension et d'impayé ; une provision correctement calibrée lisse la trésorerie du locataire.
| Situation | Ajustement |
|---|---|
| Régularisation débitrice significative | Augmenter la provision mensuelle |
| Trop-perçu récurrent | Baisser la provision |
| Travaux votés en AG (part récupérable) | Anticiper dès l'exercice suivant |
| Bien en monopropriété avec chauffage collectif | Suivre l'évolution du prix de l'énergie |
L'ajustement se fait par simple information au locataire, en même temps que le décompte. Il ne nécessite aucun avenant. Répercutez-le sur la quittance du mois suivant.
Exemple chiffré complet
La situation. T3 en copropriété, locataire entré le 1ᵉʳ avril 2025. Provisions : 95 €/mois. Exercice de la copropriété : année civile 2025. Régularisation effectuée en juillet 2026, après l'AG de juin.
Le relevé du syndic pour le lot (exercice 2025)
| Poste | Total lot | Récupérable |
|---|---|---|
| Eau froide (compteur individuel) | 312 € | 312 € |
| Chauffage collectif | 940 € | 940 € |
| Électricité parties communes | 168 € | 168 € |
| Entretien / nettoyage des communs | 285 € | 285 € |
| Ascenseur — exploitation | 220 € | 220 € |
| Ascenseur — remplacement d'armoire de commande | 640 € | ❌ 0 € |
| Espaces verts — entretien | 130 € | 130 € |
| Honoraires de syndic | 410 € | ❌ 0 € |
| Fonds de travaux ALUR | 380 € | ❌ 0 € |
| Assurance immeuble | 195 € | ❌ 0 € |
| Total | 3 680 € | 2 055 € |
Le prorata temporis
Le locataire a occupé le logement 275 jours en 2025 (du 1ᵉʳ avril au 31 décembre).
Charges imputables = 2 055 × (275 ÷ 365) = 1 548,29 €
À quoi s'ajoute la TEOM (récupérable, prorata identique) : avis de taxe foncière 2025, part TEOM = 214 € → 161,23 €.
Total dû par le locataire : 1 709,52 €
Le solde
| Ligne | Montant |
|---|---|
| Provisions versées (9 mois × 95 €) | 855,00 € |
| Charges récupérables imputables | − 1 709,52 € |
| Solde à la charge du locataire | 854,52 € |
La conclusion à en tirer
Les provisions étaient sous-évaluées de 100 %. Un rappel de 854 € en une fois est difficile à absorber pour un locataire et constitue un facteur d'impayé majeur.
Ajustement à proposer : 1 709,52 ÷ 9 mois = 190 €/mois, arrondi à 190 € pour l'exercice suivant. Et surtout : régulariser chaque année, pas tous les trois ans.
Attention : la régularisation ayant été faite plus d'un an après l'exercice concerné, le locataire est en droit d'exiger un étalement du paiement sur douze mois. C'est une sanction indirecte du retard du bailleur.
Les délais qui vous font perdre la créance
| Règle | Délai |
|---|---|
| Prescription de l'action en paiement des charges | 3 ans |
| Prescription de l'action du locataire en remboursement du trop-perçu | 3 ans |
| Régularisation faite avec plus d'un an de retard | Le locataire peut exiger un étalement sur 12 mois |
| Mise à disposition des justificatifs | 6 mois à compter de l'envoi du décompte |
Le point de départ de la prescription triennale est la date à laquelle la créance devient exigible — en pratique, la date de la régularisation, elle-même conditionnée par l'arrêté des comptes du syndic. La jurisprudence est nuancée : ne comptez pas dessus pour rattraper cinq ans d'arriérés.
Les cas litigieux les plus fréquents
Le syndic n'a pas encore arrêté les comptes
C'est fréquent, et ce n'est pas une excuse pour ne rien faire. Envoyez une régularisation provisoire sur la base du budget prévisionnel, puis un décompte définitif après l'AG. Ou conservez la provision de 20 % du dépôt de garantie si le locataire est parti.
Le locataire conteste le décompte
- Communiquez les pièces (relevé du syndic, factures hors copropriété).
- Vérifiez vous-même la ventilation récupérable / non récupérable — l'erreur vient souvent de là.
- À défaut d'accord : commission départementale de conciliation, gratuite.
- En dernier recours : juge des contentieux de la protection.
Un poste non récupérable s'est glissé dans le décompte
Corrigez immédiatement et renvoyez un décompte rectifié. Un décompte comportant des charges non récupérables peut être écarté en totalité par un juge, pas seulement pour la part indue.
Le locataire est parti en cours d'exercice
Vous conservez jusqu'à 20 % du dépôt de garantie en provision jusqu'à l'arrêté annuel des comptes, puis restituez le solde dans le mois suivant leur approbation. Les parties peuvent aussi convenir d'un solde anticipé sur la base du dernier décompte connu — c'est souvent la solution la plus fluide.
Les 6 erreurs qui coûtent le plus
- Ne pas régulariser du tout. Risque de remboursement intégral des provisions perçues.
- Régulariser tous les 3 ans. Rappel massif, étalement de droit sur 12 mois, tension garantie.
- Inclure des charges non récupérables — honoraires de syndic, fonds de travaux, ravalement. Le décompte peut tomber en entier.
- Récupérer la taxe foncière au lieu de la seule TEOM.
- Oublier le prorata temporis en cas d'entrée ou de sortie en cours d'exercice.
- Ne pas ajuster les provisions. L'écart se creuse mécaniquement d'année en année.